KI-Beratung
Künstliche Intelligenz, die im Alltag wirklich hilft
Über künstliche Intelligenz redet gerade jeder. Die schwierige Frage ist nicht, ob KI etwas kann – sondern was davon in Ihrem Betrieb tatsächlich Zeit spart und was nur teuer aussieht.
Wir beraten Sie nüchtern. Wir schauen uns an, wie bei Ihnen gearbeitet wird, suchen die Stellen, an denen sich Handarbeit wiederholt, und sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt. Wenn nicht, sagen wir auch das.
Wir empfehlen nichts, was wir nicht selbst einsetzen
In unserem eigenen Betrieb läuft künstliche Intelligenz täglich produktiv – nicht als Versuch, sondern als Werkzeug:
- Adressen und Kundendaten werden aus Schreiben und E-Mails automatisch erfasst und auf Dubletten geprüft
- Eingehende Dokumente werden per Texterkennung gelesen, verschlagwortet und durchsuchbar gemacht
- Texte werden auf Rechtschreibung geprüft und in andere Sprachen übersetzt
- Wiederkehrende Abläufe laufen automatisiert im Hintergrund
Das Sprachmodell läuft dabei auf unserer eigenen Hardware im Haus – kein Cloud-Dienst, keine Daten bei Dritten. Wir wissen deshalb aus eigener Erfahrung, was solche Systeme leisten, wo sie an Grenzen stoßen und was ihr Betrieb kostet.
So gehen wir vor
KI-Projekte scheitern selten an der Technik, sondern daran, dass niemand vorher gefragt hat, welches Problem eigentlich gelöst werden soll. Deshalb arbeiten wir in klaren Schritten:
1. Bestandsaufnahme
Wir sehen uns Ihre Abläufe an: Was wird abgetippt, gesucht, weitergeleitet, doppelt erfasst? Vorbereiten müssen Sie dafür nichts.
2. Potenziale bewerten
Wir zeigen Ihnen, an welchen Stellen sich KI oder Automatisierung rechnet – und an welchen nicht. Mit einer ehrlichen Einschätzung von Aufwand und Nutzen.
3. Pilot
Wir starten mit einem überschaubaren Anwendungsfall statt mit einem Großprojekt. So sehen Sie den Nutzen, bevor Sie investieren.
4. Umsetzung
Läuft der Pilot, bauen wir ihn in Ihren Alltag ein – angebunden an die Programme, mit denen Sie ohnehin arbeiten.
5. Betreuung
Wir bleiben ansprechbar: Anpassungen, Erweiterungen und Schulung Ihrer Mitarbeiter.
Wo KI im Mittelstand wirklich hilft
Nicht jede Anwendung lohnt sich für jeden Betrieb. Das sind die Bereiche, in denen wir in der Praxis den größten Nutzen sehen:
- Dokumente und Belege: Rechnungen, Lieferscheine und Bestellungen automatisch auslesen, statt sie abzutippen
- Schriftverkehr: Entwürfe für wiederkehrende E-Mails, Zusammenfassungen langer Vorgänge, Übersetzungen
- Kundendaten: Erfassung aus Anfragen, Dublettenprüfung, Pflege im CRM
- Wissen im Haus: Ihre eigenen Unterlagen, Handbücher und Protokolle durchsuchbar machen – Antworten aus Ihren Dokumenten, nicht aus dem Internet
- Angebote und Kalkulation: Vorlagen befüllen, Positionen vorschlagen
- Alte Software ablösen: gewachsene Eigenentwicklungen auf eine neue Basis stellen – dazu unten mehr
Alte Software auf eine neue Basis stellen
Viele Betriebe arbeiten mit einem Programm, das vor zwanzig Jahren jemand geschrieben hat. Es tut, was es soll – aber es läuft nur auf einem bestimmten Rechner, niemand pflegt es mehr, und vom Handy aus geht gar nichts. Ersetzen? Zu teuer. Also bleibt alles, wie es ist.
Das muss kein Programm im klassischen Sinn sein: Oft ist es eine Excel-Tabelle, die seit Jahren einen ganzen Arbeitsbereich steuert – gewachsen, voller Formeln und Makros, von niemandem mehr gewartet. Der Wunsch nach Aktualisierungen oder neuen Funktionen liegt längst auf dem Tisch, aber keiner weiß mehr, wie das Ganze im Inneren funktioniert. Auch solche Tabellen stellen wir auf eine neue Basis.
Genau hier hat sich etwas verändert. Wir bauen solche Programme neu – zum Beispiel als moderne Weboberfläche, die im Browser läuft und auf dem Handy genauso funktioniert wie am Schreibtisch. Ihre Daten übernehmen wir dabei, soweit es technisch möglich ist; Sie fangen nicht bei null an. Und wenn Sie ohnehin schon immer eine Funktion vermisst haben, bauen wir sie auf Wunsch gleich mit ein.
Was so ein Projekt früher unbezahlbar gemacht hat, war der Entwicklungsaufwand. Mit KI-Unterstützung geht heute vieles davon erheblich schneller – und damit rechnet sich der Schritt auch für Betriebe, für die eine Neuentwicklung nie infrage kam.
Wir sagen Ihnen dabei ehrlich, wann sich das lohnt und wann Ihr altes Programm einfach weiterlaufen sollte. Wenn Sie es zunächst behalten wollen: Wir betreuen Altsysteme auch weiterhin – bis hin zu Novell, Windows 95 und MS-DOS.
Automatisierung – oft der schnellere Gewinn
Nicht jede Zeitersparnis braucht künstliche Intelligenz. Häufig reicht es, dass Ihre vorhandenen Programme endlich miteinander reden: Warenwirtschaft, Buchhaltung, E-Mail-Postfach, Webshop, Telefonanlage.
Wir verbinden Ihre Systeme über Automatisierungs-Workflows. Eine Bestellung landet ohne Zutun in der Warenwirtschaft, ein Scan wird automatisch abgelegt und benachrichtigt den zuständigen Kollegen, ein Formular auf der Website erzeugt direkt einen Vorgang.
Das ist meist günstiger, schneller umgesetzt und zuverlässiger als jede KI – und oft der richtige erste Schritt.
Datenschutz ist bei KI kein Nebenschauplatz
Sobald Kundendaten, Personaldaten oder Geschäftsgeheimnisse in ein KI-System fließen, ist das ein Datenschutzthema – mit DSGVO, dem europäischen KI-Gesetz und je nach Branche NIS2 im Hintergrund. Bei vielen bekannten Diensten verlassen Ihre Daten dabei Europa.
Wir bieten Ihnen deshalb Lösungen, bei denen die KI in Ihrem Haus oder bei uns läuft und Ihre Daten den Betrieb nicht verlassen. Wo ein Cloud-Dienst sinnvoller ist, sagen wir Ihnen klar, was das für Ihre Daten bedeutet.
Datenschutz ist für uns kein neues Thema: Wir betreuen Kunden bereits in der Datenschutz-Betreuung und zur NIS2-Richtlinie.
Für wen wir arbeiten
Wir beraten kleine und mittlere Betriebe in der Region – Handwerk, Handel, Arztpraxen, Kanzleien, Dienstleister und produzierende Unternehmen in Freiburg, Waldkirch, Emmendingen, Denzlingen, Vörstetten, Gundelfingen und Umgebung.
Sie brauchen keine IT-Abteilung und keine Vorkenntnisse. Sie brauchen eine Stunde Zeit für ein erstes Gespräch – und die Bereitschaft, uns zu zeigen, wo es bei Ihnen hakt.
Rufen Sie uns an: 07666 / 88499-100
oder schreiben Sie an info@itksystemhaus.de
Das Erstgespräch ist unverbindlich. Wenn wir für Ihren Betrieb keinen sinnvollen Einsatz sehen, sagen wir Ihnen das – und Sie haben trotzdem Klarheit.